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Confidentiality policy

This Privacy Policy explains how Unibail-Management (hereinafter the “Data Controller”) collects and uses your personal data (hereinafter “Personal Data”) as part of the creation of a Farewell Digital Platform intended to share memories and farewell messages to Jean-Marie

1/ Data processed:

  • Employee identity: first name, last name
  • Contact details: email address
  • Photographs

2/ Legal basis:
The processing of Personal Data is based on your consent to share memories, farewell messages, and photographs.

3/ Recipients:
The recipients of your Personal Data are as follows:

  • The URW Communications team
  • Our service provider (hereinafter the “Processor”) responsible for creating the Farewell Guestbook
  • All employees participating in the initiative.

4/ Retention period:
Your Personal Data will be retained for 6 months.

5/ Hosting and security:
Your Personal Data will be stored within the European Union. We have implemented appropriate technical and organizational security measures and selected a processor based in the European Union.

6/ Your rights regarding your Personal Data
In accordance with all applicable laws, you have various rights regarding the processing of your personal data, depending on the relevant situation:

  • Right of access to your Personal Data: You have the right to request confirmation that we process your personal data and, if so, to receive a copy;
  • Right to rectification of your Personal Data: If the personal data we process is inaccurate, you have the right to request its correction;
  • Right to erasure of your Personal Data: You have the right to request the deletion of all or part of your Personal Data;
  • Right to object to the processing of your Personal Data: You have the right to object to the processing of your personal data. This means you can ask us to stop processing your personal data until we demonstrate compelling legitimate grounds for the processing that override your interests, rights, and freedoms, or for the establishment, exercise, or defense of legal claims;
  • Right to restriction of processing of your Personal Data: You have the right to request the restriction of processing of your personal data, particularly if you contest the accuracy of the data, the lawfulness of the processing, or our need to process your personal data. In such cases and where applicable, we will then process the personal data only for the establishment, exercise, or defense of legal claims or, if necessary, for the protection of the rights of another natural or legal person, or for other reasons as provided by applicable laws;
  • Right to data portability: You have the right to receive a copy of the Personal Data you have provided to us, in an interoperable format or, where appropriate and technically feasible, you may also request the direct transmission of this data to another data controller;
  • Instructions regarding the handling of your data after your death: You have the right to provide us with instructions on how to handle your personal data after your death.

If you wish to exercise any of the above rights, please contact us at the following address: data.protection@urw.com.

Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité précise comment Unibail-Management (ci-après le « Responsable de traitement ») collecte et utilise vos données personnelles (ci-après les « Données Personnelles ») dans le cadre de la mise en place d’un Livre d’Or Digital destiné à partager des souvenirs et des mots d’au-revoir.

1/ Données traitées :

  • Identité du collaborateur : nom, prénom
  • Données de contact : adresse e-mail
  • Photographies

2/ Base légale :

Le traitement de Données Personnelles réalisé repose votre consentement à partager des souvenirs, mots d’au-revoir et photographie.

3/ Destinataires :

Les destinataires de vos Données Personnelles sont les suivants :

  • L’équipe Communication d’URW
  • Notre prestataire (ci-après le « Sous-traitant ») en charge de la réalisation du Livre d’Or
  • L’ensemble des collaborateurs participant à l’initiative.

4/ Durée de conservation :

Vos Données Personnelles seront conservées pendant 6 mois.

5/ Hébergement et sécurité :

Vos Données Personnelles seront stockées au sein de l’Union Européenne. Nous avons mis en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnels adéquates et choisi un Sous-traitant basé en Union Européenne.

6/ Vos droits sur vos Données Personnelles

Conformément à toutes les lois applicables, vous disposez de différents droits en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles, en fonction de la situation concernée :

  • Droit d’accès à vos Données Personnelles : vous avez le droit de demander la confirmation que nous traitons vos données personnelles et, dans ce cas, d’en recevoir une copie ; 
  • Droit de rectification de vos Données Personnelles : Si les données personnelles que nous traitons sont inexactes, vous avez le droit vous avez le droit d’en demander la rectification ; 
  • Droit à l’effacement de vos Données Personnelles : Vous avez le droit de demander l’effacement de tout ou partie de vos Données Personnelles ; 
  • Droit d’opposition au traitement de vos Données Personnelles : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles. Cela signifie que vous pouvez nous demander de ne plus traiter vos données personnelles jusqu’à ce que nous démontrions des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
  • Droit à la limitation du traitement de vos Données Personnelles : Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles, notamment si vous contestez l’exactitude des données, la licéité du traitement ou notre nécessité de traiter vos données personnelles. Dans ce cas et si applicable, nous traiterons alors les données personnelles uniquement pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ou, si nécessaire, pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour d’autres motifs tels que prévus par les lois applicables
  • Droit à la portabilité des données : Vous avez le droit de recevoir une copie des Données Personnelles que vous nous avez fournies, dans un format interopérable ou, lorsque cela est approprié et techniquement réalisable, vous pouvez également demander la transmission de ces données directement à un autre responsable du traitement ;
  • Directives sur le sort de vos données après votre décès : Vous avez le droit de nous communiquer des instructions sur la manière de traiter vos données personnelles après votre décès.

Si vous souhaitez exercer vos droits cités ci-dessus, merci nous contacter à l’adresse suivante : data.protection@urw.com.